Trong quá trình nghiên cứu các lĩnh vực liên quan đến học thuật, việc quản lý tài liệu tham khảo (TLTK) là vô cùng quan trọng. Các trình soạn thảo văn bản thông dụng như MS Word cung cấp chức năng trích dẫn thủ công (trong tab “References” -> “Citation & Bibliography” -> “Manage Sources”), nhưng khá tốn thời gian và dễ nhầm lẫn. Nhiều công cụ phần mềm đã ra đời nhằm giải quyết vấn đề này một cách tự động, có thể kể đến EndNote, Mendeley, Zotero, hay BibTex cho LaTex …
Bài viết này nhằm giới thiệu về Zotero, một công cụ mã nguồn mở, với khả năng tự động thu thập thông tin TLTK (tên các tác giả, tiêu đề, tên tập san/kỷ yếu, issue, volume …) từ nhiều nguồn khác nhau chỉ với một cú click chuột. Ngoài ra, Zotero cung cấp nhiều tính năng như tổ chức thư viện, chia sẻ trong nhóm, cũng như tích hợp với các trình soạn thảo văn bản như Word, LibreOffice và Google Docs. Có thể nói, với trải nghiệm cá nhân của người viết bài, Zotero là một trợ thủ đắc lực trong việc trích dẫn và quản lý TLTK một cách tiện lợi, hiệu quả, và quan trọng nhất là … miễn phí.
Trong bài viết này:
Yêu Cầu Hệ Thống
- Hệ Điều Hành: Windows 7 trở lên, macOS 10.11 trở lên, Linux.
- Trình Duyệt Web: Chrome, Edge, Firefox, Safari.
- Trình Soạn Thảo Văn Bản: Microsoft Word (2010-2021 trên Windows, 2016-2021 trên Mac, Office 365), LibreOffice 5.2 trở lên, Google Docs.
1. Cài đặt
Truy cập trang download (https://www.zotero.org/download/)
1.1. Cài đặt phần mềm Zotero
Lựa chọn phiên bản phù hợp với hệ điều hành (chọn “Other Platfoms” nếu trên website hiển thị không đúng HĐH đang sử dụng) và click “Download” (Hình 1a)→ Chạy file tải về để cài đặt (ví dụ tại thời điểm viết bài này là “Zotero-6.0.37.dmg” cho Mac, hoặc “Zotero-6.0.36_setup.exe” cho Windows).
1.2. Cài đặt Browser Connector cho trình duyệt:
Lựa chọn và cài đặt Zotero Connector cho trình duyệt web đang sử dụng và làm theo hướng dẫn (Hình 1b).
(a)
(b)
Hình 1: (a) Tải file cài đặt Zotero cho các hệ điều hành; (b) Cài Browser Connector.
Đối với Chrome, thao tác được minh họa như trên Hình 2:
Sau khi cài đặt thành công, chọn “Extension” icon
→ tìm mục Zotero Connector và click chọn “Pin”
→ mở Tab mới sẽ thấy hiển thị biểu tượng Zotero Connector hình chữ Z.
Hình 2: Zotero Connector trên trình duyệt Chrome.
1.3. Cài đặt Zotero plugins cho trình soạn thảo văn bản (Nếu cần)
Thông thường sau khi cài Zotero, plugin cho trình soạn thảo văn bản sẽ được cài tự động. Ví dụ như trong MS Word, tab Zotero sẽ xuất hiện (Hình 3). Trong trường hợp tab này không xuất hiện, truy cập trang plugins (https://www.zotero.org/support/plugins) tìm “Word and LibreOffice” và làm theo các bước để cài đặt thủ công.
Hình 3: Zotero plugins trên trình soạn thảo MS Word.
2. Tạo tài khoản Zotero và đồng bộ dữ liệu thư viện TLTK
Tài khoản Zotero cho phép người dùng đồng bộ thư viện TLTK giữa các máy tính khác nhau. Truy cập trang https://www.zotero.org/user/register, làm theo các bước để tạo tài khoản Zotero.
Để đồng bộ thư viện, mở Zotero và chọn “Edit” → “Preferences” (Windows/Linux) hoặc “Zotero” → “Preferences” (Mac) (Hình 4)
→ chuyển qua tab Sync, điền Username và Password
→ chọn Set Up Syncing, kiểm tra “Sync automatically” đã được check hay chưa
→ OK
Hình 4: Đồng bộ dữ liệu bằng tài khoản trên Zotero.
3. Sử dụng Zotero để tự động thêm TLTK, trích dẫn, và thêm danh sách TLTK trong bài viết
3.1. Thêm TLTK tự động từ trình duyệt web
Sử dụng Zotero Connector để lưu tài liệu trực tiếp từ trình duyệt web, click vào biểu tượng Zotero Connector trong thanh công cụ của trình duyệt khi bạn đang ở trên trang có tài liệu muốn lưu. Mặc định, TLTK sẽ được thêm vào thư viện “My Library” của Zotero.
TLTK sau khi được thêm vào thư viện sẽ hiện đầy đủ thông tin như trong Hình 6.
Hình 5: Thêm TLTK từ trình duyệt bằng Zotero Connector.
Hình 6: Thông tin về TLTK được thu thập tự động hiện trong tab “Info” ở cột bên phải.
3.2. Thêm TLTK từ file
Zotero có khả năng nhận diện thông tin nguồn TLTK từ metadata của file, bằng cách kéo thả file cần trích nguồn vào cửa sổ làm việc của Zotero, ví dụ trong Hình 7 là một file pdf.
Hình 7: Thêm TLTK bằng cách kéo thả file.
Trong Zotero có tích hợp sẵn trình đọc file pdf: click vào mũi tên xổ xuống bên trái tên TLTK → click đúp vào biểu tượng file pdf bên dưới.
Ngoài ra có thể thêm TLTK thủ công trên Zotero bằng cách chọn “File” → “New Item” → Chọn loại tài liệu tương ứng và điền các thông tin, nhưng không khuyến khích làm theo cách này.
3.3. Trích dẫn TLTK trong trình soạn thảo
Bài hướng dẫn này sử dụng MS Word để minh họa. Zotero cần được mở cùng lúc với MS Word trong suốt quá trình trích dẫn và liệt kê TLTK.
3.3.1. Chọn văn phong (Style) trích dẫn
Chọn tab “Zotero”
→ “Document Preferences” (Hình 8)
→ Chọn Style trong cửa sổ Citation Styles.
Có thể click chọn “Manage Styles …”
→ Click “+” hoặc “-“ để thêm hoặc bớt style; click “Get additional styles …” để tìm kiếm và thêm style không có trong danh sách.
Người viết bài này đang sử dụng “Cite Them Right 12th edition – Harvard” để minh họa trích dẫn theo Harvard Referencing Style. Tuy nhiên “Elsevier – Harvard (with titles)” có vẻ phù hợp với định dạng trích dẫn trong report của University of Greenwich hơn.
Hình 8. Tùy chọn thiết lập văn phong (Document Preferences) trong Zotero
3.3.2. Chèn trích dẫn vào bài viết (in-text citation)
Đưa con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn trích dẫn trong văn bản
→ trong tab Zotero: chọn “Add/Edit Citation”
→ Nhập từ khóa tìm kiếm vào ô tìm kiếm hiện ra của Zotero (Hình 9), có thể tìm theo tiêu đề, tên tác giả, tên tập san/kỷ yếu …
→ chọn tài liệu cần trích dẫn, có thể chọn nhiều tài liệu
→ nhấn “Enter”.
Hình 9: Tìm kiếm TLTK từ thư viện và chèn trích dẫn trong văn bản.
Để chỉnh sửa trích dẫn đã chèn, click chuột vào giữa trích dẫn đã chèn từ trước
→ chọn lại “Add/Edit Citation” trong tab Zotero
→ tùy ý thêm, xóa trích dẫn (phím Backspace/Delete).
3.3.3. Liệt kê danh sách TLTK (Mục References/Bibliography) trong văn bản
Đưa con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn danh sách TLTK trong văn bản
→ trong tab Zotero: chọn “Add/Edit Bibliography”
Danh sách TLTK sẽ được tự động thêm vào và sắp xếp theo thứ tự được trích dẫn trong văn bản hoặc theo alphabet tùy Citation Style đã chọn ở mục 3.3.1. (Hình 10)
Khi chỉnh sửa trích dẫn trong văn bản, phần References/Bibliography cũng sẽ được tự động cập nhật, hoặc người dùng có thể vào tab Zotero → chọn “Refresh”.
Hình 10: Văn bản đã được chèn trích dẫn và danh sách TLTK.
4. Quản lý thư viện TLTK – Một số chức năng cơ bản
4.1. Tạo thư mục (Collection)
Trong giao diện Zotero, ở cột bên trái:
click chuột phải vào “My Library”
→ “New Collection” (Hình 11)
→ Gõ tên thư mục muốn tạo mới
→ “OK”
Thư mục mới sẽ xuất hiện dưới “My Library”
Để tạo thư mục con trong một thư mục có trước, click chuột phải vào thư mục đã có và thực hiện tương tự.
Hình 11: Thêm thư mục (Collection)
4.2. Sắp xếp TLTK vào thư mục
Cột chính giữa trong giao diện Zotero hiển thị danh sách các TLTK, có thể được sắp xếp vào Collection ở cột bên trái bằng thao tác kéo thả.
Ngoài ra, khi thêm TLTK từ Zotero Connector (mục 3.1), sẽ có lựa chọn sắp xếp TLTK vào Collection từ menu xổ xuống cạnh dòng “Saving to”, như trong Hình 12.
Hình 12: Thêm TLTK bằng Zotero Connector và lưu vào Collection.
4.3. Import – Export
Chức năng này có thể dùng để chia sẻ thư mục TLTK hoặc tạo ra file dùng trong các trình soạn thảo khác (vd: BibTex dùng cho LaTex)
Để xuất thư mục ra file, click chuột phải vào thư mục tương ứng → “Export Collection” → chọn định dạng file muốn export trong “Format” → “OK” → chọn vị trí lưu file.
Để import một file có lưu thông tin thư viện tài liệu, chọn “File” → “Import” và làm theo hướng dẫn trong các bước.
5. Chia sẻ và cộng tác trên nhóm
Zotero Group cung cấp tính năng cho phép nhiều người dùng có thể lập thành nhóm cùng quản lý, trích dẫn và thu thập TLTK trên cùng một thư viện.
5.1. Tạo nhóm
Trên Zotero click vào biểu tượng 
chọn “New Group …” (Hình 13a)
→ Login trên trình duyệt (nếu cần)
→ Điền tên nhóm, chọn mức độ công khai, như trong Hình 13b là nhóm riêng tư (Private Membership)
→ “Create Group”.
(a)
(b)
Hình 13: Tạo nhóm (a) từ giao diện chương trình và (b) thiết lập trên website Zotero.
Ở trang tiếp theo, nếu không thay đổi gì về quyền hạn của thành viên nhóm thì có thể click “Save Settings”.
5.2. Mời thành viên vào nhóm
Từ trang quản lý nhóm (https://www.zotero.org/groups/) (Hình 14a), chọn “Manage Members”
→ “Send More Invitation”
→ Điền username hoặc email của các thành viên muốn mời vào ô “Invite Members”
→ Click “Invite Members”.
Bên người dùng được mời, khi vào trang quản lý nhóm, click nút “Join” để tham gia nhóm (Hình 14b).
(a)
(b)
Hình 14. Giao diện trang quản lý nhóm (a) Người dùng là chủ sở hữu nhóm; (b) Người dùng được mời vào nhóm.
5.3. Xóa nhóm
Nếu người dùng là chủ sở hữu của nhóm, từ trang quản lý nhóm, chọn “Manage Profile” → chọn “Delete Group”.
6. Để tổng kết …
Bài viết này hy vọng đã phần nào giới thiệu với độc giả về Zotero, một công cụ quản lý tài liệu nghiên cứu tích hợp trong trình duyệt web và các phần mềm soạn thảo văn bản thông dụng. Với khả năng tự động thu thập, tổ chức và trích dẫn tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, công cụ này thể hiện ưu thế so với các phương pháp trích dẫn thủ công. Các tính năng nâng cao như import – export, chia sẻ nhóm, cùng một số tính năng chưa được đề cập đến trong bài viết này như quản lý tag, ghi chú (note) giúp tối ưu hóa quy trình nghiên cứu học thuật. Với đặc điểm quan trọng bậc nhất là miễn phí và mã nguồn mở, Zotero là lựa chọn lý tưởng cho sinh viên, nhà nghiên cứu và các chuyên gia trong mọi lĩnh vực, đảm bảo tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong công việc.
Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý độc giả về những thiếu sót không tránh khỏi trong quá trình soạn thảo bài giới thiệu hết sức sơ lược này. Xin chân thành cảm ơn!
Tài liệu tham khảo
- Zotero Documentation. Available at: https://www.zotero.org/support/ (Accessed: 30 June 2024).
- Ths. Nguyễn Thái Toàn (2023) ‘Hướng dẫn sử dụng Zotero quản lý trích dẫn’. Trung tâm Học liệu – Phát triển Dạy và Học, Trường ĐH Trà Vinh.
Một bài viết rất hay và hữu ích cho cả giảng viên và sinh viên ạ.